Die gesetzliche Neuregelung der Taggelder und Fahrtkostenvergütungen, die ab 1.1.2008 anzuwenden ist, ist auf Grund der Rechtsprechung des Verfassungsgerichts notwendig geworden. Grundsätzlich bleibt alles wie bisher gehabt, es gibt nur vereinzelte Neuerungen. Grundsätzlich können aus Anlass einer Dienstreise Taggelder
lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei an Dienstnehmer ausgezahlt
werden. Dabei sind folgende zwei Fälle von Dienstreisen zu
unterscheiden:
1. Fall: Der Dienstnehmer verlässt seinen Dienstort
(Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager usw.) zur Durchführung von
Dienstverrichtungen.
Folgende Einschränkung ist jedoch zu beachten:
Der Dienstnehmer wird am selben Einsatzort
- maximal an fünf Tagen hintereinander tätig. Erfolgt
innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Ort, ist
mit der Berechnung der fünf Tage neu zu beginnen.
- maximal an fünf Tagen regelmäßig wiederkehrend (mindestens
einmal wöchentlich) tätig. Erfolgt innerhalb von sechs
Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Ort, ist mit der Berechnung der
fünf Tage neu zu beginnen.
- maximal an 15 Tagen innerhalb eines Kalenderjahres
wiederkehrend, aber nicht regelmäßig tätig.
Liegt man innerhalb dieser fünf bzw. 15 Tage-Begrenzung, liegt noch
eine Dienstreise vor.
Ab dem 1.1.2008 gilt eine neue Rechtslage: Der
gesetzliche Dienstreisebegriff (fünf Tage bzw. 15 Tage)
kann durch lohngestaltende Vorschriften (insbesondere
Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen) erweitert
werden, wenn es sich um folgende Tätigkeiten handelt (abschließende
Aufzählung):
- Außendiensttätigkeit,
- Fahrtätigkeit,
- Baustellen- und Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes des
Arbeitgebers,
- Arbeitskräfteüberlassung,
- vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen
politischen Gemeinde.
Nach der Rechtslage bis Ende 2007 ist die Erweiterung des
Dienstnehmerbegriffes durch lohngestaltende Vorschriften nicht auf die
abschließend aufgezählten Tätigkeiten beschränkt. Bei diesen Tätigkeiten
handelt es sich aber um die wichtigsten Außendiensttätigkeiten, sodass
in der Praxis die gleiche lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie
Zahlung von Taggeldern aufgrund von lohngestaltenden
Vorschriften wie bisher möglich ist.
Unterliegt aber ein Unternehmen keinem Kollektivvertrag, der einen
erweiterten Dienstreisebegriff definiert, so kann ein großzügigerer
Begriff über die fünf bzw. 15 Tage entweder in
- einer Betriebsvereinbarung,
- oder einer Einzelvereinbarung (wenn kein
Betriebsrat gebildet werden kann, da weniger als fünf Dienstnehmer im
Unternehmen beschäftigt sind) festgelegt werden. Die Möglichkeit der
Einzelvereinbarung gibt es aufgrund der Rechtslage bis Ende 2007 nicht
und ist eine echte Neuerung ab 2008. Die
Einzelvereinbarung kann nur mit allen Dienstnehmern oder sachlich
gerechtfertigten Gruppen von Dienstnehmern abgeschlossen werden. Eine
Einzelvereinbarung ist dort sinnvoll, wo Dienstnehmer vielfach mehr
als fünf bzw. 15 Tage am selben Einsatzort tätig sind und bisher an
sie steuerpflichtige Taggelder bezahlt worden sind. Die gesetzliche
Obergrenze der Steuerfreiheit der Taggelder kann aber weder durch
lohngestaltende Vorschriften noch durch eine Einzelvereinbarung
hinaufgesetzt werden. Diese beträgt nach wie vor im Inland € 26,40, im
Ausland richtet sich die Obergrenze nach den Ländersätzen laut der
Reisegebührenvorschrift. Sollten Sie darüber hinausgehende Spesensätze
bezahlen, sind diese voll lohn- und
sozialversicherungspflichtig.
2. Fall: Als Dienstreise gilt für die Dauer von
sechs Monaten ferner, wenn der Dienstnehmer über Auftrag des
Dienstgebers so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz)
arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort
(Familienwohnsitz) nicht zugemutet werden kann (i. d. R. ab 120
km).
Kilometergelder als Fahrtkostenvergütung können vom
Arbeitgeber höchstens für eine Fahrt pro Woche zur
Rückkehr an den Familienwohnsitz – so genannte
Familienheimfahrt – steuerfrei gewährt
werden, wenn zusätzlich folgende Merkmale erfüllt werden:
Bis Ende 2007 können diese Kilometergelder nur
aufgrund lohngestaltender Vorschriften steuerfrei
ausbezahlt werden.
Ab 2008 können Kilometergelder immer steuerfrei –
unabhängig von lohngestaltenden Vorschriften – gewährt
werden. Weitere Voraussetzung jedoch: Die Heimfahrt muss an
arbeitsfreien Tagen erfolgen und es darf
kein Taggeld gewährt werden.
In Bezug auf die Berechnung der Taggelder werden
ab 2008 zwei neue Bestimmungen aufgenommen:
Erstens kann neben der grundsätzlichen Berechnung der Taggelder nach
der 24-Stunden-Regel in allen Fällen eine Abrechnung nach
Kalendertagen erfolgen (bisher war eine
Kalendertagsabrechnung nur zulässig, wenn ein lohngestaltende Vorschrift
das vorsah).
Zweitens erfolgt bei Auslandsdienstreisen die
Berechnung genauso wie bei Inlandsdienstreisen, d. h. dass ab drei
Stunden für jede angefangene Stunde ein Zwölftel der jeweiligen
Ländersätze zusteht und hier auch die Möglichkeit der
Kalendertagsberechnung besteht. |
Punktuelle Neuregelung der Taggelder und Fahrtkostenvergütungen ab 1.1.2008