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Excel-Fahrtenbuch ist formell nicht ordnungsgemäß, kann aber dennoch anerkannt werden

Die Führung eines Fahrtenbuches als Excel-Datei ist formell nicht ordnungsgemäß. Das Excel-Fahrtenbuch ist jedoch Teil einer umfassenden Beweiswürdigung. Das heißt, sprechen andere Tatsachen für die Richtigkeit der im Excel-Fahrtenbuch eingetragenen Daten, sind diese anzuerkennen.

Dies ist die Kernaussage der kürzlich ergangenen Entscheidung des Unabhängigen Finanzsenates (UFS).

Zweck des Fahrtenbuches

Betriebsausgaben sind nachzuweisen oder zumindest glaubhaft zu machen. Ein Fahrtenbuch dient zur Feststellung, inwieweit ein Fahrzeug betrieblich und privat verwendet wurde.

Excel-Fahrtenbuch formell nicht ordnungsgemäß

Ein mit Hilfe des Programms MS Excel geführtes Fahrtenbuch ist aus folgendem Grund formell nicht ordnungsgemäß:
Die Software eröffnet die Möglichkeit, bereits erfasste Daten im Nachhinein abzuändern, wobei die ursprünglichen Daten und deren zu einem späteren Zeitpunkt erfolgten Änderungen (Löschungen oder Ergänzungen) nicht mehr nachvollziehbar sind. Was bringt ein formell ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch? Die Daten eines solchen Fahrtenbuches sind der Erhebung der Abgaben zugrunde zu legen,  wenn nicht ein begründeter Anlass gegeben ist, seine sachliche Richtigkeit in Zweifel zu  ziehen.

Materielle Beweiskraft

Ist ein formell nicht ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch  wertlos? Diese Frage ist klar zu verneinen. Die Eintragungen des Fahrtenbuches sind dennoch anzuerkennen, wenn andere Beweismittel und Indizien für die Richtigkeit der eingetragenen Daten sprechen. Auf  keinen Fall darf die Finanzbehörde eine Strafschätzung vornehmen. In jenem Fall, den der UFS zu entscheiden hatte, nahm die Finanzbehörde aufgrund des formell nicht ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches (Excel-Fahrtenbuch) eine Hinzuschätzung von 30 % der privaten  Fahrten vor. Der UFS zog jedoch auch andere Fakten heran:
Er stellte z. B. fest, dass der Berufungswerber (Bw) in seinem Haushalt über ein eigenes privates Fahrzeug verfügt. Mit diesem werden durchschnittlich 8.000 km p. a. zurückgelegt. Ferner stellte der UFS fest: Die Arbeitsstätte ist vom Wohnort nur ca. 600 Meter entfernt, Mittagheimfahrten werden nicht an jedem Arbeitstag unternommen. Größere Privatfahrten sowie Urlaube werden nach dem glaubhaften Vorbringen des Bw fast ausschließlich mit dem Privatwagen (mit Kindersitz) unternommen. Nach einer umfassenden (hier nur auszugsweise wiedergegebenen) Beweiswürdigung entschied der UFS, dass aller Wahrscheinlichkeit nach die Privatfahrten 6.000 km pro Jahr (kleiner Sachbezug) nicht überschritten haben. Die Hinzuschätzung von 30 % der Privatfahrten wurde als rechtswidrig erkannt (damit wäre der  Bw über 6.000 km gekommen).